Megbeszélések távolról, hogyan legyünk produktívak

A COVID-19 világjárvány és az ebből eredő járványügyi intézkedések jelentős változásokhoz vezettek az emberek életében, így a munkavégzésben is. Az egyik ilyen változás az online kommunikációs eszközök fokozottabb használata tárgyalások és cégen belüli megbeszélések lebonyolítására. Bár egyeseknek ez nem okoz különösebb nehézséget, másoknak több időre van szükségük, hogy belerázódjanak.

Mit nevezünk virtuális meeting-nek?

A virtuális munkamegbeszélés vagy találkozó egy olyan esemény, amely az interneten vagy egy digitális hálózaton keresztül összehozza az embereket, általában egy közös cél elérése érdekében. A jól szervezett virtuális találkozó lehetővé teszi az emberek számára, hogy valós időben együttműködjenek és információt osszanak meg anélkül, hogy ugyanazon a fizikai helyen kellene lenniük.

Mik a virtuális meeting előnyei és hátrányai?

Előnyök:

1. Mindenki számára elérhető. Könnyű hozzáférést biztosít minden munkavállaló számára, hogy kapcsolatba lépjenek az ügyfelekkel és kollégákkal akik a világon más-más helyeken élnek és/vagy dolgoznak.
2. Költséghatékony. A cégtulajdonosoknak nem kell fizetniük a munkavállalók utazási költségeit, valamint az étkezés és a szállás kiadásait is kiküszöböli.
3. Jobb kommunikációs képesség. Az ötletek átadásához és az információk megosztásához személyes kommunikációra van szükség, még akkor is, ha az a számítógép képernyője mögött zajlik. Az online találkozók ma már minden üzleti szektor elengedhetetlen részét képezik. Erős és eredményes kapcsolatot hoz létre a távoli csapattagok között, ezért a modern vállalkozások a kommunikáció egyik leghatékonyabb módjának tekintik.
4. Időtakarékos. Az idő hasonlóan értékes, mint a pénz. Ha valaki időt takarít meg és produktív célokra használhatja fel, akkor azzal pénzt takarít meg. Bármikor és bárhol szervezhetünk online találkozókat, az egyetlen dolog, amire szükség van, az az internetkapcsolat.
5. Valós idejű együttműködés. Online értekezletek során lehetőség van arra is, hogy közösen, egy időben dolgozzanak a csapattagok, azáltal hogy megoszthatják képernyőiket, dokumentumokat és üzeneteket küldhetnek. Valójában több ember dolgozhat ugyanazon a projekten, és megoszthatják egymással ötleteiket.
6. Az egész csapat részt tud venni. Egy értekezlet csak akkor hatékony, ha a csapat összes tagja részt vesz benne. Sokszor előfordul, hogy sajnos néhány ember nem tud részt venni az ülésen, betegszabadságon van, vagy éppen terepen dolgozik. Az előzetes videómegbeszélések elhárítják ezeket az akadályokat, és segítenek összegyűjteni a csapat összes tagját egy megbeszélésre. Segít a munkavállalóknak, hogy tisztában legyenek minden feladatukkal, illetve segít a menedzsereknek is abban, hogy tájékoztatni tudják a csapattagjaikat egy projektről, és részletes prezentációkat oszthassanak meg, ezáltal bevonják a csapattagokat.

Hátrányok:

1. Kevesebb személyes kapcsolat. A legjobb kommunikációs mód az, amikor az ember szemtől szemben találkozik ügyfeleivel és munkatársaival, ami számos dolognak köszönhető, köztük a testbeszédnek és az arckifejezésnek. Az arckifejezések a hatékony kommunikáció elengedhetetlen részei, mert segít megérteni, amit egy személy mond, illetve érez. Amennyiben nem látjuk rendesen a kommunikációban részt vevők testbeszédét vagy arckifejezését, sokkal inkább fennáll a félreértések lehetősége. Ezért egy online találkozón előfordulhat, hogy nem értesz meg mélyen egy személyt, és sok mindenről lemaradsz.
2. Kevésbé dinamikus. A virtuális vagy online találkozók mindig kevésbé dinamikusak, mivel mindig csak egy személy beszél az egész csoporttal. A virtuális értekezletek kevesebb spontaneitást mutatnak, nem minden résztvevő jut minden esetben szóhoz, ami azzal is járhat, hogy az emberek lemaradnak néhány innovatív ötletről.
3. Technikai akadályok. Elengedhetetlen a megfelelő eszköz (mobiltelefon, számítógép, laptop, tablet) és a megbízható internetkapcsolat. Előfordulhat, hogy egy csapattag olyan helyen tartózkodik, ahol lassú az internet, ezért a csapat többi tagja nehezen hallja vagy látja az adott személyt. Ezek az akadályok, a meetingre szánt idő nem megfelelő kihasználásához vezetne, csökkentik a résztvevők elkötelezettségét és a hatékonyságot.
4. Hackelés kockázata nő. Egy online találkozó szervezése mindig kevésbé biztonságos, mint a személyes találkozó. A hackelés esélye miatt nagy kockázatot jelenthet a vállalkozásra nézve, mert a hackerek bizalmas adatokhoz férhetnek hozzá, kihasználhatják azokat és visszaélhetnek velük. Éppen ezért magas szintű biztonsági intézkedéseket kell betartani, mikor fontos dokumentumokat osztunk meg egy-egy online értekezleten.

Mielőtt összehívunk egy virtuális meetinget érdemes átgondolni pár kérdést.

Az első és legfontosabb kérdés, amit fel kell tenni magunknak, az, hogy valóban szükségünk van-e egy találkozóra? Ahogy korábban is említettük, az idő=pénz, ezért ne töltsük el felesleges virtuális megbeszéléssel, amelyeknek nincs konkrét célja. Ha van egy célod, akkor azt is érdemes lehet először átgondolni, hogy van-e gyorsabb módja a cél elérésének. Fontos kérdés, hogy milyen problémát szeretnénk megoldani. Ez lehet egy fontos döntés, amit meg kell hozni, egy ötletbörze, egy workshop, vagy egyszerűen egy kötetlen csevegés, amellyel kapcsolatokat építhetünk ki távoli csapatokon belül. Bármilyen típusú találkozóról is legyen szó, át kell gondolni, hogy 1. Mi a meeting célja?; 2. Mi a kívánt eredmény? Meetingenként érdemes csak egy témához ragaszkodni, hogy az emberek összpontosítani tudják a figyelmüket. Amennyiben megvan a találkozó célja és az elvárt eredmény, akkor el kell dönteni, hogy kinek kell részt vennie a meetingen. Hacsak nem egy egész vállalatot érintő workshopról vagy virtuális csapatépítő programról van szó, akkor kizárólag olyan emberek vegyenek részt az értekezleten, akik közvetlenül érintettek az adott témában. Minél többen vesznek részt egy megbeszélésen, annál lomhább lehet, különösen, ha online zajlik. A távoli csapatok számára az egyik legnagyobb kihívást a különböző időzónák jelenthetik, ezért fontos egy olyan időpontot találni, ami mindenki számára a legoptimálisabb.

Néhány tipp, a jövőbeli produktív virtuális meetingekhez.

Először érdemes meghatározni néhány irányelvet, melyek lehetnek általános érvényűek, vagy vonatkozhatnak az adott értekezletre, értekezlettípusra. Ügyeljünk arra, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy mit várnak el tőle. Például: Öltözzünk fel rendesen, ne csak deréktól felfelé.

• Mindenki némítsa el a mikrofont, amikor nem beszél. A résztvevőknek egyesével meg lesz a maga elkülönített idejük, amikor beszélhetnek és kifejthetik véleményüket, ötleteiket, vagy amikor mindenki szabadon hozzászólhat.
• Fontos tisztázni, hogy kötelező-e a kamera használata, és amennyiben igen, akkor mindenki figyeljen a megfelelő professzionális környezet kialakítására.
• Senki ne végezzen több feladatot egyszerre a meeting közben. Bár egy hosszú megbeszélés során könnyen elterelődik az ember figyelme, tiszteljük meg egymást és ne nézegessük a telefonunkat, ne váltsunk át másik böngészőablakra e-mailjeink megtekintéséhez vagy a legfrissebb hírek elolvasásához. Kapcsoljuk ki az értesítéseket, összpontosítsunk az aktuális témára.
• Még az értekezlet kezdete előtt tisztázzuk, hogy amennyiben valaki fontos hívást vár vagy váratlanul fontos hívást kap egy ügyféltől, válaszolhat-e rá, vagy a megbeszélés élvez prioritást.
• Mindenki próbáljon meg még a video konferencia kezdete előtt táplálkozni, mert a rágcsálással nem csak mások figyelmét vonja el, de nem fog tudni az éppen aktuális feladatra koncentrálni.

Talán a legegyszerűbb módja annak, hogy a találkozókat eredményesebbé tegyük, ha napirendet készítünk, melyet minimum 3 nappal a megbeszélés előtt juttassunk el minden résztvevő számára. A napirend segít meghatározni a találkozók célját, hogy miről fogunk beszélni. A napirendek azt is biztosítják, hogy az értekezlet a megfelelő ütemben haladjon, és ne lépje túl a kijelölt idő intervallumot.

• A hatékony találkozó érdekében fontos először a személyes kapcsolat kialakítása, még akkor is, ha az emberek már ismerik egymást. Ez segít a biztonság és a személyes kapcsolat kialakításában a többi résztvevővel, ami még fontosabb a virtuális hívásoknál, ahol a többi résztvevő mind csak néhány pixel a képernyőn.
• Tegyük interaktívvá a meetinget. Nagyon nehéz koncentrálni, ha lényegében csak azt hallgatod hosszú időn keresztül, hogy valaki beszél valamiről. Érdemes minél jobban bevonni a résztvevőket, virtuális szavazásokat tartani egy-egy kérdéskörben, legyen mindenkinek feladata az adott meetingen.
• Ahogy a személyes értekezletek estében sokszor használunk whiteboard-ot a felmerülő gondolatok, ötletek rögzítésére, úgy egy virtuális meeting során érdemes egy digitális felületet használni ugyanezen célból. Ezek segítik a csoportokat a gondolkodásban azáltal, hogy közös gondolataik nyomát egy kézzelfogható felületen tartják.
• Ne zárjuk le a megbeszélést anélkül, hogy röviden összefoglalnánk a megvitatott témákat és cselekvési pontokat. Fontos tisztázni, hogy mik a következő lépések, ki miért felelős, és milyen határidőn belül kell teljesíteni. Az információkat egy összefoglaló e-mail keretében osszuk meg az összes résztvevővel a meetingen készült jegyzőkönyvvel együtt. Ez lehetővé teszi, hogy mindenki megfelelően fel tudjon készülni következő találkozóra, és hogy az még eredményesebb legyen.