Az üzleti automatizálási eszközök az ismétlődő, napi feladatok automatizálásával segítenek a vállalatoknak és ügyfeleiknek. Felszabadítják az alkalmazottakat, hogy a legfontosabb projektekre és aktuálisan megoldandó problémákra összpontosíthassanak. Emellett ellenőrizhető adatsort biztosítanak, amelyet az egyes csapatok megalapozottabb döntések meghozatalához és következetes ellenőrzések alkalmazásához használhatnak fel.
A céged méretétől függetlenül számtalan feladat, projekt és folyamat során alkalmazhatók üzleti automatizálási megoldások, melyek megkönnyítik a napi munkavégzést. A legfontosabb előnyök általában az idő- és költségmegtakarítás, a hibák kiküszöbölése.
Hogyan működnek az üzleti automatizálási eszközök?
Az üzleti automatizálási eszközök modern technológiát használnak, melyek kivonják a hagyományos, manuálisan elvégzett munkát a napi üzleti folyamatokból. A humánerőforrástól az értékesítésen át egészen a könyvelésig a vállalkozások működésének szinte minden szeglete profitálhat az üzleti automatizálásból.
Az itt kifejtett megoldások segítségével a vállalkozásod megszüntetheti a korábbi gyakorlatokat, továbbá kiválthatod a napi adminisztrációs feladatok egy részét, miközben javulhatnak és egyszerűsödhetnek a különböző tevékenységek. Például a jelöltek előzetes kiválasztási folyamatának automatizálásával a vállalatok jelentős munkaórákat takaríthatnak meg, amelyeket egyébként azzal töltöttek volna, hogy minden beérkezett pályázatot első körben megvizsgálnak.
Az automatizálás tehát sokkal több annál, mint a papír és a PDF-fájlok digitalizált adatokkal való helyettesítése, ezen megoldások olcsóbb, gyorsabb és kevesebb hibával operáló folyamatokat eredményeznek. Azáltal, hogy ezeket az automatizációkat egy vagy több technológiai platformra helyezitek, a céged jobb jelentésekhez jut az adatok időbeli elemzéséhez, majd a megalapozottabban tudsz megfelelő döntést hozni.
Az üzleti folyamatok automatizálásának fajtái
Azáltal, hogy bizonyos üzleti folyamatokat „automatikussá” teszel, ismétlődő feladatokat tudsz kiküszöbölni, mellyel a korábbi feladatokra elvesztegetett órákat spórolhatod meg, ami elősegíti az általános termelékenység javítását. Ezen és más okok miatt egyre több szervezet fordul az említett megoldások valamelyikéhez.
Cikkünkben négy nagyobb üzleti automatizálási megoldást mutatunk be részleteiben: hogyan működik és mikor érdemes bevezetni.
Marketing automatizálás
A marketing az üzleti sikerességed miatt nagyon fontos tevékenység, azonban nem csak munkaigényes hanem költséges is lehet, ezért érdemes rajta - amennyire csak lehet - egyszerűsíteni. A különböző marketingautomatizálási eszközökkel (amelyek általában szoftverek formájában jelennek meg) a vállalatok magasan kvalifikált leadeket generálhatnak, amelyek készen állnak az értékesítésre. Ezek az eszközök keretet biztosítanak a csapatoknak a marketingkampányok megcélzásához, felépítéséhez, végrehajtásához és sikerének méréséhez.
Egyes marketingautomatizálási szoftverek automatizálhatják az e-mail marketing folyamatait, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy ezeket a kampányokat jobban összehangolják értékesítési csapataik erőfeszítéseivel. A vállalatok marketingautomatizálási eszközöket is használhatnak a potenciális ügyfelek tevékenységének nyomon követésére és mérésére.
A marketing automatizálás minden méretű vállalat számára hasznos. Például egy kisebb vállalat használhatja a szoftvert a havi e-mailek fejlesztésére, generálására és küldésére, hogy releváns tartalmat vagy ajánlatokat közvetítsen az ügyfél terjesztési listájához. Ezzel a folyamattal egy év leforgása alatt jelentősen csökkenthető az ügyfelek informálására fordított órák száma. Egy nagyobb cég számára érdemes lehet kihasználni a kibővített marketingautomatizálási funkciók előnyeit, mint például a kiterjedt ügyféladatbázis dinamikus szegmentálása, az ügyfelek megcélzása automatizált üzenetekkel közösségi médián vagy a vállalat igényeihez igazodó, személyre szabott munkafolyamatokkal. Az online marketing és a lead generáló kampányok automatizálásával a vállalatok csökkenthetik e kampányok kidolgozásának és lebonyolításának költségeit. Ez pedig segít magasabb mérhető befektetésarányos megtérülés (ROI) létrehozásában az egyes kampányok esetében.
Számviteli és könyvelési automatizálás
A számviteli és könyvelési funkcióik automatizálásával a cégek jelentős időt takaríthatnak meg a kintlévőségeken, a szállítószámlákon, a számlázáson, az adatmentési és egyéb pénzügyi folyamatokon, amelyeket naponta vagy hetente kell kezelni. Olyan alapvető folyamatokban is a segítségetekre lehet, mint a könyvek zárása, a bankszámlakezelés. Az automatizálás a kézi elemek eltávolításával a könyvelési csapat munkájából, valamint a számozási és tranzakciós munkák kezelésével kezelhetőbbé teszi az összetett folyamatokat.
Egy automatizált rendszer használata során az adatrögzítés automatizált, a számlák automatikusan igazodnak a dokumentumokhoz, és a jóváhagyások elektronikus úton kerülnek továbbításra. Csökkenti a hibákat és segít megelőzni a csalásokat.
Bármilyen méretű vállalat számára a könyvelés időigényes folyamat, amely számos kézi lépést foglal magában. A lépések egy részének vagy mindegyikének automatizálásával a vállalatok időt szabadíthatnak fel olyan fontos feladatokra, mint az elemzés, a stratégiaalkotás és a csapattagok közötti együttműködés.
Folyamatautomatizálás
Az üzleti folyamatok automatizálása túlmutat az alapvető automatizáláson, és magában foglalja az alkalmazások integrációját, hogy segítse a vállalatokat az érték és a hatékonyság növelésében. A rendszer több forrásból összesíti az adatokat, hogy olyan elemzéseket dolgozzon ki, amelyeket nehéz lenne manuálisan elérni. A piacon használt főbb funkciók:
- Automatikus megrendelés kezelés
- E-mail automatizálás
- Automatizált fájlátvitel
- Automatikus jelentéskészítés
HR automatizálás
Az új alkalmazottak felvétele egy többlépcsős folyamat, amely egy online álláshirdetéssel vagy toborzási erőfeszítéssel kezdődik, és akkor ér véget, amikor az alkalmazottat hivatalosan bevonják. A folyamat számos lépése automatizálható.
Az emberi erőforrás menedzsment rendszer ebben segíthet. A funkciók szélesebb körének részeként ezek a rendszerek automatizálják a jelöltkezelési folyamatot. Ez kifejezetten a jelölteknek közvetlenül küldött automatizált állásajánlatokra vonatkozik, amelyek segítik a betöltendő szerepkörök megosztását mind a külvilággal, mind a jelenlegi alkalmazottakkal, akik esetleg belső állásokra szeretnének jelentkezni vagy ajánlásokat tenni.
Az automatizálással a HR-csapatok feldolgozhatják az álláspályázatokat, kezelhetik a bérszámfejtést, ellenőrizhetik és aktualizálhatják a jelenlegi és korábbi alkalmazottak adatait, javíthatják a felhasználók ellátási folyamatát és adminisztrálhatják a juttatásokat.
Az alkalmazottak munkájának értékelésével megbízott HR osztályok a rendszer adatait felhasználva nyomon követhetik az egyes alkalmazottak összes feladatát, és használatra kész jelentéseket készíthetnek a vezetők számára. Ha például az elmúlt 90 napban komoly problémát jelentett a raktárban az alkalmazottak fluktuációja, akkor a vállalat egy HR eszköz segítségével pontosan meghatározhatja a konkrét problémát, és jobb munkaerő-felvételi döntéseket hozhat.
Milyen eszközre lehet szükséged?
Az, hogy mely eszközöket érdemes használnod vállalkozásod automatizálására, azoktól a konkrét folyamatoktól függ, amelyeknél ezek hiánya a leginkább szembetűnő. Ha előre feltérképezed a vállalkozásod, a kollégák igényeit, és azonosítod vállalkozásod azon kulcsfontosságú területeit, amelyek megérettek az automatizálásra, akkor már könnyedén kiválaszthatod a legjobb megoldást az adott problémára.
Például, ha a könyvelési csapatod túl sok időt tölt a számlák és a beszerzési rendelések egyeztetésével, és a számlák belső jóváhagyási folyamaton keresztül történő elküldésével, akkor egy automatizálási eszköz segít jelentősen javítani ezeket a folyamatokat. Amennyiben a marketingcsapatod ideje nagy részét a releváns tartalom fejlesztésére és az ügyfeleknek való elküldésére fordítja, akkor egy marketingautomatizálási platform megfelelő választás számotokra.
Az automatizált szoftverek integrálásával a vállalatok kiküszöbölhetik az adatok szabálytalanságait, minimalizálhatják az információk e rendszerek közötti mozgatására fordított időt, és pontosabb, valós idejű információkhoz juthatnak hozzá. Ez megfelelő képet ad a működésükről, és lehetővé teszi számukra, hogy teljes mértékben kihasználják automatizált rendszereik képességeit.
Amennyiben sikeresen megtaláltad, hogy mely folyamatoknál lenne szükséged az automatizálásra, a hatékonyság mellett a költségcsökkentés is legyen prioritás számodra. Egyes szoftverek túlárazottak, míg mások megfizethetők. Amennyiben a tevékenységed teljesen egyedi igényeket követel meg, érdemes lehet velünk átbeszélned, hogy lássuk, milyen megoldási javaslatok, lehetőségek közül választhatsz valójában.
